Handig en bomenbesparend: het digitale kladblok

Geplaatst op door
Reageer

Evernote is een gratis online digitaal notitieboek, dat u altijd en overal toegang biedt tot uw aantekeningen. Het programma werkt op bijna alle computers en mobiele apparaten. Mocht u uw notities op papier zijn vergeten, is het geen ramp als u dezelfde informatie ook op Evernote heeft geplaatst. Via uw mobiele telefoon kunt u er onmiddellijk een blik op werpen.

Een ander groot voordeel van Evernote is dat u er behalve tekst ook afbeeldingen en screenshots kunt bewaren. Handig als  u gegevens of ideeën verzamelt voor een bepaald project. Bovendien heeft het een goede zoekfunctie, dat ook grasduint in PDF-bestanden.

Afgelopen 2 maart was Evernote in het nieuws: hackers hadden toegang gekregen tot inloggegevens en versleutelde wachtwoorden. Volgens het bedrijf waren er geen sporen dat ook de opgeslagen gegevens waren gehackt. Alle gebruikers zijn verplicht om een nieuw wachtwoord aan te maken. (bron nu.nl) Dit bericht hoeft u er niet van te weerhouden Evernote te gaan gebruiken. Het is echter wel raadzaam altijd bewust met zeer vertrouwelijke gegevens om te gaan.

Evernote wordt kosteloos aangeboden maar biedt aanvullende betaalde apps aan via iTunes. Zoals bijvoorbeeld Penultimate, een handschrift-app voor de IPad. U kunt er al uw krabbels, schetsjes en doodles in kwijt. Het is als een favoriete aantekeningenboekje, maar dan digitaal en met oneindig veel pagina’s.

Microsoft Office biedt behalve de veel gebruikte programma’s als Outlook, Excel, Powerpoint en Word ook een digitaal notitieblok aan: OneNote. Het grote voordeel van OneNote is, dat het heel veel mogelijkheden heeft om informatie vanuit andere Office-programma’s  uit te wisselen. U kunt bijvoorbeeld vanuit Outlook e-mails naar notitiepagina’s zenden. Ook kunt u vanuit OneNote weer tekst naar Word zenden. Erg makkelijk is dat u in de tekst markeringssymbolen kunt aangeven. Dit vergemakkelijkt het zoeken later aanzienlijk. U kunt bijvoorbeeld het symbool van een ‘contact persoon’ of het symbool van een ‘te lezen boek’ toevoegen. Als u Office nog niet online gebruikt (in de cloud) synchroniseert OneNote niet via het internet. U kunt de notitiepagina’s wel versturen en delen via e-mail.

Alhoewel men over het algemeen nog erg gehecht aan papieren notities is, is een digitaal kladblok het overwegen waard.  Uiteindelijk gaan we allemaal papierloos werken.

image002

 

Inbox Pro: de oplossing voor de uitpuilende Inbox?

Geplaatst op door
Reageer

In het NRC artikel van 11 februari jl. wordt een nieuwe oplossing voor een overvolle e-mail inbox besproken. Internetondernemer Boris Veldhuijzen van Zanten zegt een oplossing te hebben gevonden voor de grote hoeveelheden e-mails die hij per dag ontvangt. Het nieuwe systeem Inbox Pro dwingt de verzender zijn e-mail kort en bondig te houden. Hoe uitgebreider de e-mail des te langer het antwoord op zich laat wachten. De verzenders die het meest uitweiden moeten 6 dagen op een antwoord wachten.

Dat een internetondernemer nadenkt over een oplossing voor het probleem van een volle e-mailbox en ellenlange e-mails is hoopgevend. Mijn ervaring is echter dat de Inbox Pro  overbodig is als u zelf efficiënt leert te e-mailen. De inbox blijft dagelijks leeg, als u efficiënt uw e-mail afhandelt. Beschouw uw e-mailbox consequent als digitale brievenbus en u zult ook 50-100 e-mails per dag met gemak aankunnen. Zie ook mijn blogs Maak een einde aan de e-mail terreur deel I en deel II.

image002De Inbox Pro maakt me nieuwsgierig maar een aantal vragen komen direct bij mij op:

  • Wat gebeurt er met junkmail die kort en bondig geschreven is? Krijgt die voorrang?
  • Wat gebeurt er met een kort bericht met een bijlage die pagina’s informatie bevat?

Bovendien vraag ik mij af of Inbox Pro de behandeling van e-mails niet gewoon een paar dagen uitstelt in plaats van het daadwerkelijke probleem aan te pakken. Het programma is nu nog in de ontwikkelfase. Over een maand komt het op de markt. Het zal me benieuwen. Wordt vervolgd.

Wilt u uw (mail) efficiëntie verbeteren, lees dan meer over onze PEP-trainingen  en neem contact met ons op over de mogelijkheden:  info@werkefficient.nl

Goede samenwerking werpt vruchten af

Geplaatst op door
Reageer

Goede samenwerking tussen mensen kan bergen verzetten. Het is niet voor niks één van de ‘The seven habits of highly effective people’ van Stephen Covey (zie blog 7 september 2012, punt 6: ‘Haal voordeel uit de verschillende kwaliteiten die mensen hebben in samenwerking (synergie)’). Of te wel het vermogen om aan te zetten tot samenwerken kan inspirerend, enthousiasmerend en uiterst effectief zijn.

Het teamrolmodel van Belbin wordt vaak ingezet bij het analyseren van de verschillende kwaliteiten van teammedewerkers. Het is het bekendste model in het streven naar een zo’n efficief mogelijk team. Mocht er een wisseling in uw team plaatsvinden dan is het volgens Belbin belangrijk uw nieuwe teamlid een aanvulling in het team is. Hij concludeert namelijk dat de beste teamresultaten worden gehaald in een team waarin de verschillende teamrollen vertegenwoordigd zijn.

Hij  onderscheidt negen teamrollen. Welke teamrol heeft u?

Bedrijfsmannen/uitvoerder
Nuchter, behoudend, ordelijk en taakgericht. Harde werker, met een groot praktisch inzicht en organisatietalent. Betrouwbaar, consciëntieus en plichtsgetrouw, gaat op zeker.
Zwakheden: Weinig flexibel, staat niet open voor ideeën waarvan de waarde niet bewezen is, voorspelbaar en behoudend.

Bronnenonderzoeker
Extravert, nieuwsgierig, enthousiast en avontuurlijk. De netwerker, die makkelijk contacten legt en onderhoudt en altijd op zoek is naar nieuwe kansen en mogelijkheden.
Zwakheden: Is snel verveeld als het eerste enthousiasme afneemt.

Plant/uitvinder
Creatief, solistisch, rijk aan verbeelding. Een creatieve denker en vrije geest, die met originele ideeën en oplossingen, treedt buiten de gebaande paden.
Zwakheden: Is sterk op innerlijke denkwereld gericht en kan daardoor verstrooid en afwezig lijken en het contact met de omgeving verliezen. Is geneigd protocol en conventies te veronachtzamen.

Monitor
Verstandig, nuchter en kritisch. De analyticus, voorziet in kennis waar nodig, alle voors en tegens in kaart wil brengen en beslissingen zorgvuldig wil afwegen.
Zwakheden: Soms te voorzichtig en afwachtend. Mist inspiratie en is niet in staat anderen te inspireren.

Vormgever
Extravert en dynamisch, veel energie. Sterke drang om te presteren, zoekt de uitdaging, krijgt mensen in beweging, functioneert goed onder druk.
Toelaatbare zwakheden: ongeduldig en kan driftig reageren als hij wordt tegengewerkt.

Voorzitter/coördinator
Kalm, beheerst, zelfvertrouwen. Geeft de procedures aan, verheldert bedoelingen en vat samen wat iedereen wil. Heeft een goede oog voor de talenten van anderen.
Zwakheden: zet graag anderen aan het werk en kan goed werk delegeren, ook het eigen werk. Kan een beetje manipulatief zijn. Geen creatieve aanleg.

Zorgdrager
Nauwgezet, ordelijk, gewetensvol en zorgvuldig. Voelt aan wat er mis kan gaan, kan goed dingen afmaken. De perfectionist.
Zwakheden: kan overbezorgd zijn en zich druk maken over de kleinste dingen, kan moeilijk los laten.

Groepswerker
Sociaal, mild gevoelig, gericht op het scheppen van sfeer en het zoeken van de onderlinge verbinding. Is tactisch en diplomatiek en kan met iedereen overweg.
Zwakheden: Kan te meegaand zijn, moeite met conflicten, besluiteloos in tijden van crisis.

Specialist
De toegewijde vakman. Doelbewust, toegewijd en zijn bijdrage levert door veel te weten van een doorgaans beperkt vakgebied.
Zwakheden: Waagt zich niet gauw buiten het eigen vakgebied en is weinig geïnteresseerd in de complementaire bijdragen van anderen.

Wilt u hier meer over lezen? www.belbin.com.

In onderstaand filmpje heb ik bij de 16 krabbetjes niet de verschillende teamrollen van Belbin kunnen ontdekken maar dat ze succesvol samen werken is een ding dat zeker is!

Ook beter leren samenwerken? Team-PEP is één van de trainingen van ‘Werk efficiënt’.

Nog goede voornemens op Blue Monday?

Geplaatst op door
Reageer

Vandaag is het Blue Monday, volgens de Britse psycholoog Cliff Arnall de meest deprimerende dag van het jaar. Dit zou o.a. te maken hebben met het mislukken van goede voornemens die 80% van ons aan het einde van het oude jaar vastbesloten maar hoopvol op ons mentale lijstje hebben geplaatst.

Volgens de ING, die jaarlijks onderzoek doet naar dit fenomeen, verzanden veel van de voornemens al binnen een paar weken. De top 5 voornemens zijn elk jaar ongeveer gelijk. Afvallen, minder druk maken, meer sporten, zuiniger leven, beter voor mezelf opkomen.

De vraag is wat goede voornemens wel doet slagen. Op welke manier overleven ze de eerste maand van het jaar?

Het belangrijkste om uw goede voornemen wel te doen slagen: neem echt het besluit om het te doen, maak het concreet in een planning, geloof in uw eigen kunnen, houd het eenvoudig, begin nu en niet morgen. De volgende punten helpen u uw voornemen concreet te maken.

  1. Schrijf uw goede voornemen op.
  2. Schrijf op wat dit goede voornemen u op gaat leveren.
  3. Vraag u af of dit goede voornemen voor u haalbaar is. Heeft u niet te hoog gegrepen.
  4. Schrijf op wanneer u hetgeen u zich voorgenomen heeft gehaald moet hebben.
  5. Kunt u dit alleen bereiken of heeft u hulp nodig.
  6. Maak een planning.

Hier een voorbeeld uit de Nederlandse top 5: U wilt zuiniger gaan leven

  1. Schrijf uw goede voornemen op.
    In het komende jaar zuiniger leven en geld overhouden i.p.v. in het rood staan.
  2. Schrijf op wat dit goede voornemen u gaat opleveren.
    Overzicht in de financiën, een rustig gevoel als er plots een grote uitgave zich aandient,
    € 1.000,– per jaar sparen.
  3. Vraag u af of dit goede voornemen voor u haalbaar is. Heeft u niet te hoog gegrepen. Hiervoor maakt u een overzicht van uw maandelijkse en jaarlijkse uitgaven en inkomsten en maakt naar aanleiding daarvan een inschatting of dit voornemen realistisch is.
  4. Schrijf op wanneer u hetgeen u zich voorgenomen heeft gehaald moet hebben.
    In juni niet meer rood staan, van juli t/m december € 175,– per maand overhouden.
  5. Kunt u dit alleen bereiken of heeft u hulp nodig.
    Als financiën uw een blinde vlek zijn en het u alleen al naar de keel vliegt als u er aan denkt, schroom dan niet om iets te investeren in hulp van buitenaf. Dit betaalt zich uiteindelijk terug. Budget op Koers >>
  6. Maak een eenvoudige planning
    januari – financieel overzicht maken in- en uitgaven per maand en per jaar.
    februari – een maand alle in- en uitgaven bijhouden in een kasboek om inzicht te krijgen in de financiën
    maart – abonnementen en lidmaatschappen doornemen, wat kan opgezegd worden, wat is de looptijd, etc.

Als laatste hang uw voornemen op papier op een zichtbare plaats in uw huis of op uw werk zodat u er aan herinnerd wordt. Schrijf de planning in uw agenda zodat u zich aan de afspraken met uzelf houdt.

Als u dit doet heeft u alle kans dat uw goede voornemen niet strandt door welke dag dan ook! Het gevoel van succes zal helpen nieuwe voornemens te formuleren!

smiley

Goed luisteren: een kunst en kunde

Geplaatst op door
Reageer

Luisteren is niet alleen horen wat er gezegd wordt maar ook trachten te begrijpen wat de ander zegt. Hoeveel tijd gaat er niet verloren aan opdrachten die niet begrepen worden? Het leidt tot miscommunicatie en verwarring op de werkvloer.

Door goed te luisteren krijgt u meer informatie. Luisteren is niet alleen belangrijk voor mensen in specifieke ‘luister’ beroepen zoals coach, adviseur, journalist, advocaat, etc. In elke beroepsgroep waarin met mensen wordt gewerkt, is luisteren belangrijk.

Wilt u onderzoeken of u goed naar een ander luistert, stelt u zich dan de volgende vragen:

  • Laat ik merken dat ik de ander begrijp en ga ik na ook of ik de ander begrepen heb? Het samenvatten van hetgeen de ander vertelt kan een middel zijn om te checken of u de ander heeft begrepen. Bijvoorbeeld: Dus als ik het goed begrijp bedoel je dat ……………………………… . Hiermee bevestigt de verteller of u de boodschap wel of niet goed begrepen heeft.
  • Laat ik een ander uitspreken of interrumpeer ik de ander voortdurend? Door een ander te interrumperen tijdens zijn verhaal kunt u informatie die belangrijk voor het werk is, missen.
  • Houd ik contact met de ander of raak ik afgeleid tijdens het gesprek? Door de ander aan te kijken als u luistert, laat u weten dat u luistert. Dit kunt u ook laten merken door te knikken of af en toe een bevestigend geluid te maken zoals hm, hm. Wees u er ook van bewust of u nog op dezelfde golflengte zit als de verteller. Een boodschap is zinloos als hij niet aankomt.
  • Stelt u open vragen om nog meer te weten te komen over de boodschap? Het voordeel van het stellen van een open vraag is dat de ander ruimte krijgt er naar eigen inzicht meer over te vertellen. Bijvoorbeeld: “Kun je mij iets meer vertellen over hoe je dat project wilt gaan aanpakken”. Gesloten vragen hebben vaak een meer sturend karakter en zijn vaak niet zo zeer op meer informatie uit. Antwoorden op gesloten vragen zijn over het algemeen enkelvoudig, zoals ‘goed’, of ‘ja’ of ‘nee’.
  • Reflecteert u de toon of het gedrag die u bij de ander waarneemt? De letterlijke tekst van hetgeen verteld wordt, komt niet altijd overeen met de boodschap die u ontvangt. Soms kan iemand iets heel aardigs zeggen maar op een hele sarcastische manier. Misschien moet er in dit geval eerst aandacht besteed worden aan de reden voor het sarcasme voordat er werkelijk samenwerking mogelijk is.

Ernesto Sirolli verteld in deze TED talk waarom we onze mond moeten houden en gaan luisteren. Het is een grappig pleidooi dat zeker ook voor ondernemers een goede les is.

Goed delegeren is een kunst

Geplaatst op door
1

Delegeren is een vaardigheid die erg belangrijk is bij efficiënt werken. Veel mensen hebben om verschillende redenen moeite met delegeren. Een vaak voorkomende reden is dat men zelf ‘de touwtjes’ in handen wil houden.

Waarom is het belangrijk om te delegeren?

U bent niet de beste persoon voor bepaalde taken.
Het spreekt voor zich dat iedereen zijn eigen kwaliteiten heeft en dat u niet op alle fronten een expert kan zijn. Wat voor sommige mensen een ‘eitje’ is, kan voor een ander een groot probleem zijn. Maak gebruik van de kwaliteiten die uw medewerkers of collega’s in huis hebben. Als iedereen zijn kwaliteiten kan inzetten om een bepaald doel te behalen is het zeker dat dit de kwaliteit verbetert.

U bent te duur voor bepaalde werkzaamheden.
Het is belangrijk om u bewust te zijn van uw uurloon. Sta daar bij stil als u bijvoorbeeld een stapel interessante artikelen aan het scannen bent. Als u deze werkzaamheden bijvoorbeeld als leidinggevende zelf doet wordt het een erge dure scan! Mocht u niet op de hoogte zijn van uw uurloon vraag dit dan aan afdeling personeelszaken. Uw uurloon is uw bruto jaarloon + werkgeverslasten gedeeld door het aantal te werken uren per jaar (jaartaak).

U komt anders tijd te kort.
Leidinggevenden hebben het vaak erg druk. Als u zelf alle taken bij u houdt, is het zeker dat bepaalde werkzaamheden door tijdgebrek niet zullen gebeuren. Dit gaat dan ten koste van de kwaliteit van het werk. Een bijkomend gevaar is dat de echt belangrijke werkzaamheden op de achtergrond raken door de ruis van werk dat beter door een ander gedaan had kunnen worden. En door het tekort aan tijd vergeet u wellicht uw medewerkers en/of collega’s op de hoogte brengen van de aard van uw werkzaamheden. Mocht u plots uitvallen, dan ligt het werk stil door een gebrek aan informatie.

Meer lezen over delegeren?

Werk Efficiënt geeft interessante workshops over efficiënt delegeren. Wilt u hier meer informatie over ontvangen, stuur dan een e-mail naar info@werkefficient.nl.

De kracht van één takenlijst

Geplaatst op door
Reageer

Bent u ook bekend met de vele verzamelplaatsen van zaken die nog een actie van u behoeven?

  • Talloze post-its met things to do?
  • Een digitale takenlijst?
  • Het handige verzamelschrift?
  • Het to do blok?
  • Alle e-mails die u al gelezen heeft en waar nog iets mee moet?
  • Post die u al doorgekeken heeft en waar nog iets mee moet?
  • Vakbladen en vakliteratuur die u nog moet lezen?
  • En last but not least een hoofd vol taken die nog gedaan moeten worden.

Breng alles samen op één takenlijst. Eén lijst van alle taken geeft een compleet overzicht van wat er nog moet gebeuren. U kunt hierdoor beter prioriteiten stellen en inzicht krijgen in wat urgent is en wat niet. Dit zal veel rust geven.

U kunt deze lijst op verschillende manieren inrichten. Bijvoorbeeld op hoofdtaken die er zijn. Onder elke taak kunnen de bijbehorende taken ondergebracht worden. Ook een manier is om een indeling van tijd te maken. Taken die minder dan 10 minuten kosten, taken van 10-30 minuten, 30-60 minuten en taken van meer dan één uur. Ook een mogelijkheid is om de takenlijst op urgentie in te delen.

Mocht uw takenlijst in bijvoorbeeld Outlook niet volstaan of niet synchroniseren met uw telefoon dat zijn er vele leuke app’s of programma’s die u kunt gebruiken als takenlijst. Hierbij een aantal voorbeelden van digitale versies van een takenlijst.

Wunderlist. Eenvoudig goed werkbare takenlijst. Om taken in te voeren, een deadline geven en afvinken wanneer de taak volbracht is.

Remember the milk. Dit is een wat uitgebreidere takenlijst. Waardoor u behalve uw taken ook nooit meer de melk vergeet!

Wunderkit. Handig aan dit programma is dat u de takenlijst kunt delen als u een gezamenlijk project heeft. Ook privé handig bij het plannen van een feest bijvoorbeeld.

Tijd: het zand dat door uw vingers glijdt?

Geplaatst op door
1

Soms lijkt een werkdag te kort: u heeft niet voldoende tijd voor dat wat gedaan zou moeten worden. Hoe komt dat? Teveel werk of te weinig tijd? Is de tijd als zand dat door uw vingers glijdt? Heeft u eigenlijk wel inzicht in de tijd die u aan werkzaamheden besteedt? Want met deze kennis kunt u keuzes maken en beter uw prioriteiten stellen. Weet u bijvoorbeeld hoeveel tijd u met uw e-mail per dag bezig bent of met het schrijven van een plan van aanpak? Dit inzicht kan helpen een volgend project beter te plannen.

Velen van u kennen natuurlijk de timemanagement tijdnotatieformulieren. Een leuke digitale variant hierop zijn tijdschrijfprogramma’s . De meesten hebben een timerfunctie waarmee u de tijd kunt opnemen die u aan bepaalde werkzaamheden besteedt. U typt uw project in, klikt de timer aan en deze gaat lopen tot uw werkzaamheden eindigen en u de timer weer uitzet. U kunt pauzeren, stoppen en/of doorgaan naar een ander project. Stel dat u dit een week bijhoudt dan kunt u na een week via de statistieken meer inzicht krijgen in uw tijdsbesteding. Ook kunt u de gegevens vaak als spreadsheet (bijv. voor Excel) downloaden.

Wilt u een realistisch inzicht in uw tijdsbesteding, houd dit dan een maand bij. Het kan nogal eens tot verbazende inzichten leiden!

De eenvoudige versies zijn gratis te downloaden.


Maak zelf een einde aan de e-mailterreur – deel 2

Geplaatst op door
Reageer

Hoe bespaar je zelf tijd in het behandelen van je e-mail? Hierbij nog 5 valkuilen die het behandelen van je e-mail qua tijd verlengen. (Zie ook het vorige blog)

6.   Herhalen van handelingen

Door e-mails na behandeling niet meteen te archiveren of weg te gooien is het onvermijdelijk dat u de e-mail weer opnieuw gaat lezen. Als behandeling enige tijd geleden heeft plaatsgevonden, weet u niet meer of u de bijlage al gearchiveerd heeft. En u vraagt zich af waar de e-mail ook al weer over ging. De e-mail wordt dus opnieuw gelezen en in het slechtste geval weer opnieuw behandeld.

7.    Te veel e-mail bewaren

Het archiveren van e-mail in mappen onder Postvak In is heel zinvol als werkarchief. Bewaar echter niet teveel en onnodig. Dit verlengt het zoeken als u snel uw informatie nodig heeft.

8.    Berichten behandelen die niet voor u zijn bedoeld

Eigenlijk is de eerste vraag die u stelt als er een e-mail binnenkomt: ‘Is deze actie voor mij?’. Zo niet gelijk terugkoppelen of deleten.

 9.   E-mail behandelen in een ongeschikte omgeving

Het behandelen van e-mail vraagt net zo goed concentratie als ieder ander werk. Het behandelen van e-mail op mobiele telefoons onderweg en tussendoor komt veelal de kwaliteit van het antwoord of de vraag niet ten goede.

 10.  Mogelijkheden e-mail programma onbenut laten

E-mailprogramma’s hebben vaak vele mogelijkheden om efficiënter te kunnen e-mailen. Zeker in het voorkomen dat onbelangrijke e-mail überhaupt uw Postvak In binnenkomt. Verdiep u hier eens in.

Wilt u uw gehele efficiëntie verbeteren, neem dan contact met ons op over de mogelijkheden van Werk Efficiënt:  info@werkefficient.nl

Maak zelf een einde aan de e-mailterreur – deel 1

Geplaatst op door
Reageer

Veel mensen voelen zich elke dag weer overspoeld door alle e-mail die hun inbox komt binnen stromen. Sommigen ervaren dit zelfs als ‘e-mailterreur’ en zijn heel veel tijd kwijt om de e-mails allemaal te behandelen.  Toch kunnen we niet alleen de vinger wijzen naar de mensen die de e-mails sturen, zelf kunnen we hier zeker invloed op uitoefenen.  Hieronder een vijftal valkuilen waarvoor we moeten oppassen omdat ze ons veel extra tijd kosten bij het behandelen van e-mail.

  1. Bezighouden met onbelangrijke e-mail

Natuurlijk zijn nieuwsbrieven, aanbiedingen, grappige filmpjes wel eens interessant. Zorg echter wel dat u zich daardoor niet laat afleiden van belangrijke e-mail. Plaats de onbelangrijke e-mail  bijvoorbeeld in een map ‘lezen’ en lees ze eenmaal per week.

  1. E-mail niet archiveren of verwijderen na het afhandelen

Als u reeds behandelde e-mail in de inbox laat staan is de kans groot dat u hem weer opnieuw gaat lezen over een tijdje. U besteed er dus weer tijd aan. Archiveer uw e-mail gelijk of gooi hem weg

  1. Te veel e-mail versturen

Wat gebeurt er als u veel e-mails verstuurd ……….. u krijgt ook veel e-mail terug. Vraag u af als u een e-mail stuurt of het echt nodig is. Kunt u het niet beter morgen vragen als u die persoon ziet?  Of is bellen niet een betere optie? etc.

  1. Slordig vragen of antwoorden

Als een u per e-mail een incomplete vraag stelt, kunt u er gif op in nemen dat er onmiddellijk een e-mail terugkomt met een tegenvraag. Voorkom dit door uw e-mail nog eens goed door te lezen alvorens hem te versturen. Daarnaast heeft dit als voordeel dat u nog even uw formulering en spelling controleert.

  1. E-mail ad hoc behandelen

Steeds weer een e-mail behandelen tijdens andere werkzaamheden komt niet ten goede aan uw concentratie. Beter is het om uw e-mails op een geplande tijd te verwerken zodat u ze met aandacht kunt afhandelen. Zie blog multitasken een mythe waarom het beter is om uw werkzaamheden te bundelen en niet ad hoc af te handelen.